Referenzen

1 Jahr PPS mit der Sparkasse Duderstadt

1 Jahr PPS mit der Sparkasse Duderstadt

Mit einem klaren Zielbild zu mehr als 75% Standard-Nutzungsquote

Die Sparkasse Duderstadt erreicht in ihrem PPS-Umsetzungsprojekt erfolgreich das zweite Etappenziel, nämlich das Ende der Trainingsphase für die Prozessverantwortlichen nach einem Jahr Umsetzungsprojekt.

Aber der Reihe nach.

Im Februar 2022 startete die Sparkasse Duderstadt ihr PPS-Projekt im Rahmen einer Auftaktveranstaltung mit Vorstand und zweiter Führungsebene. In einem Zielbildworkshop wurden die wesentlichen Leitplanken für die erfolgreiche PPS-Integration im Sinne strategischer Vorgaben festgelegt. Moderiert wurde die Veranstaltung von Thomas Stelte, dem Inhaber von STELTE Unternehmensberatung.

Das Führungsteam der Sparkasse legte einen verbindlichen Zielwert für die Nutzung der Standardprozesse fest, der anschließend fester Bestandteil der Unternehmensstrategie wurde und somit einem regelmäßigen Reporting bis in die Aufsichtsgremien hinein unterliegt. Der Vorstand und die Führungskräfte einigten sich darauf mindestens 75% der Standardprozesse linear, d.h. in allen Bereichen der Sparkasse nutzen zu wollen. Zusätzlich wurde der Umgang mit Abkopplungen vom Standard geregelt. Hierbei wurde entschieden, dass die Sparkasse nur dann eigene, vom Standard abweichende, Wege beschreitet, wenn der betriebswirtschaftliche Sinn der Abweichung bewiesen ist. Ausschließlich 6 Gründe wurden vom Führungskreis dafür überhaupt vorgesehen.

Im Anschluss an das definierte strategische Zielbild startete das dreistufige Projekt:

1. Basics und Regeln für PPS beschreiben
2. Begleitete Umstellung von Altanweisungen auf Standardprozesse
3. Eigenverantwortliche Umsetzung der verbleibenden Standardprozesse

Die Sparkasse hat in ihrem Projektfortschritt im Februar 2023 die dritte Stufe erreicht. Insofern können an dieser Stelle in erster Linie die Erkenntnisse der beiden ersten Stufen erläutert werden.

Stufe 1: Basics und Regeln für PPS beschreiben

In dieser ersten Phase des Projektes wurden im Frühjahr 2022 zunächst alle Grundlagen für den Umgang und die Arbeit mit PPS geklärt. Dazu sei gesagt, dass die technische Übernahme des Tools „PPS_neo“ bereits vor Projektbeginn erfolgte.
Thomas Stelte und Martin Becker entwickelten im Auftrag des Managementkreises der Sparkasse eine Blaupause zum Umgang mit PPS für die Sparkasse Duderstadt und regelten nachstehende Aspekte verbindlich:

• Rollenbilder (Zusammenspiel aller handelnden Personen)
• Arbeitsmethodik
• Standards und Konventionen
• Zeit- und Aufgabenpläne für die Prozessverantwortlichen für die Phase der Erstübernahme
• Reporting

Stufe 2: Begleitete Umstellung von Altanweisungen auf Standardprozesse

Jede(r) Prozessverantwortliche konnte eine Altanweisung der Sparkasse gemeinsam mit den Projektleitern auf die Standardprozesse umstellen. Dadurch konnten Fragen ausgeräumt und Missverständnisse vermieden werden. Sollte ein Prozess auf den ersten Blick für die Sparkasse einmal nicht passen, wurde gemeinsame der Abkopplungsrechner befüllt, oder eine Klärung der Vorbehalte via Ticket zur FinanzInformatik initiiert. Eher selten war es notwendig große konzeptionelle Initiativen zu starten, um den Prozess umzusetzen. Deutlich häufiger stand die Frage im Raum, was mit den vielen Grundsatzregelungen abseits des eigentlichen Prozesses geschehen sollte. Hier wurde unter Anleitung der Projektleiter eine Verteilung in die Zusatzinformationen des Prozesses (prozessspezifische Erläuterungen) und auf das Kapitel Geschäftsorganisation (themenorientierte Grundsatzregelungen) vorgenommen. So gelang in allen Fällen eine Aufteilung der Altanweisung in PPS_neo und es entfielen jede Menge Ballastinformationen (Fachwissen, Gesetzeszitate, etc.).

Den Trainings für die Prozessverantwortlichen wurden 2 Schulungen vorangestellt, an denen jeder Prozessverantwortliche teilnahm:

• Grundsätzliche Schulung zum Thema Prozessverantwortung zur Vermittlung aller Basiskenntnisse
• Technische Schulung für den reibungslosen Umgang mit PPS_neo

Inklusive der sich Anschließenden Trainings dauerte Stufe 2 neun Monate.

Stufe 3: Eigenverantwortliche Umsetzung der verbleibenden Standardprozesse

Die eigenverantwortliche Umsetzung der verbliebenen Standardprozesse beginnt im Februar 2023 und wird voraussichtlich bis ca. 1. Quartal 2025 andauern. Ziel ist es, dann alle Prozesse überprüft zu haben.

Durch die Brille von 2023 geschaut ist dann eine Standardisierungsquote von mindestens 80% des geprüften Volumens zu erwarten. Sukzessiv werden die Prozessverantwortlichen dann von dem immer weiter sinkenden Arbeitsaufwand der dann stattfindenden Prozessänderungen profitieren.

Fazit