PPS_neo und Internes Kontrollsystem in Sparkassen
PPS_neo und Internes Kontrollsystem in Sparkassen
Die Ist-Situation
Wissen, wo Sie stehen
Die Sparkassenorganisation stellt den Sparkassen mit PPS_neo eine technische Plattform für die schriftlich fixierte Ordnung zur Verfügung.
Eine Reihe von Sparkassen hat das System bereits technisch übernommen, oder dieses für die nahe Zukunft fest eingeplant.
Aus unserer Perspektive betrachtet ergeben sich für die Sparkassen in Bezug auf die Implementierung eine Reihe von wichtigen Fragen:
- Ist geklärt, in welchem Umfang Standardprozesse genutzt werden sollen und welche Auswirkungen das z.B. auf Produkte, Technik und Formulare hat?
- Ist die Prozesslandkarte für die Sparkasse passend?
- Sind alle notwendigen Rollen der Prozessorganisation geklärt und werden sie praktisch ausgeübt?
- Soll mit der Umstellung auf PPS_neo auch eine Risikobewertung aller Prozesse vorgenommen werden?
- Wenn ja, für das Interne Kontroll-System?
- Wenn ja, auch alle zusätzlichen aufsichtsrechtlich erforderlichen Bewertungen?
- Wieviel Kapazität kann die Sparkasse in welchem Zeitraum für das Thema einsetzen?
- …
STELTE Unternehmensberatung analysiert Ihre Ausgangslage und empfiehlt Ihnen konkrete Maßnahmen.
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Die Zielsetzung
Die Sparkassen sollten vermeiden dieses Thema nebenbei anzugehen in der Hoffnung, dass mit der technischen Übernahme von PPS_neo die Angelegenheit erledigt ist.
Wenn Sie bei der Beantwortung der vorgenannten Fragen feststellen, dass sich Handlungsbedarf in nennenswertem Umfang aus der Beantwortung ableitet, wird der Aufwand der PPS_neo-Einführung erst richtig greifbar.
Sie sollten das Ziel verfolgen nach Abschluss der Einführung von PPS_neo ein gut funktionierendes System der Prozessorganisation zu haben, in dem alle Beteiligten rollengerecht agieren und die Prozesse ganzheitlich; aber einmal bearbeitet und anschließend nachhaltig ausgeübt werden.
Die Lösung
STELTE Unternehmensberatung unterstützt Sie bei Ihrem Vorhaben PPS_neo in Ihrer Sparkasse zu etablieren.
Wir haben für Sie 5 Module als Gesamtlösung entwickelt:
Modul 1a – Zielbild
Im ersten Schritt wird im Zielbildworkshop mit dem Top-Management der Sparkasse geklärt, was die konkreten Erwartungen an PPS_neo sind. Folgende Aspekte werden u.a. geklärt:
- Begriffsdefinition STANDARD
- Angestrebte Nutzungsquote für Standardprozesse
- Umgang mit Individualität
- Erwartungen zu Kontrollen und Kontrollintensitäten
- „Verfassung“ für PPS_neo im Sinne notwendiger Spielregeln und Rollen
- Erwartungen an die Schnittstellen aller Beteiligten
- …
Diese Eckpfeiler bilden die unverrückbare Grundlage für die dauerhafte Arbeit mit PPS_neo, PPS 2.0, PPS/IKS, …
Modul 1b – Audit
Dieses Modul richtet sich insbesondere an Sparkassen, die schon mit der Übernahme von PPS_neo begonnen haben.
Diesen Instituten bieten wir im Rahmen eines Audits, die Möglichkeit ihre Lücke zum Zielbild zu ermitteln. Auf Basis dieser Lücke können dann sehr punktgenau die Module 2, 3 und 4 justiert werden.
Modul 2 – Basics definieren
In Modul 2 werden alle notwendigen Grundlagen geschaffen, damit PPS_neo in der späteren Arbeitspraxis überhaupt seine volle Wirkung entfalten kann. Neben anderen werden vor allem folgende Grundaspekte geklärt:
- Angepasste Prozesslandkarte der jeweiligen Sparkasse
- Definition detaillierter Rollenbilder
- Regelung der Prozessverantwortung
- Regelunge relevanter Schnittstellen der Prozessorganisation
- Anpassung des PPS_neo-Systems an das Zielbild
- Regelung der notwendigen Steuerungsmechanismen zur Erreichung betriebswirtschaftlicher und aufsichtsrechtlicher Zielsetzungen
- Regelung des IKS auf Basis der Vorstellungen der Sparkassen Finanzgruppe
- Regelung der methodischen Arbeit zur einheitlichen und praktischen Nutzung der Standardprozesse
- …
Am Ende des Moduls sind alle notwendigen Entscheidungen zur praktischen Nutzung von PPS_neo, PPS 2.0, PPS/IKS getroffen.
Modul 3 – Rollen etablieren
In Modul 3 geht es darum das Regelwerk insgesamt zum Leben zu erwecken und die definierten Rollen(-inhaber) auf ihre praktische Arbeit vorzubereiten.
STELTE Unternehmensberatung bildet die unterschiedlichen Beteiligten praxisorientiert aus, trainiert dies bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben und hilft dem festgelegten Personenkreis ein bestimmtes Kontingent Prozesse exemplarisch zu bearbeiten.
Modul 4 – Realisierung
Das 4. Modul gliedert sich in 2 Phasen. Im ersten Schritt bereiten wir eine Sparkasse im Rahmen eines Vorprojektes auf die Übernahme von PPS_neo vor und erledigen in Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen folgende Aufgaben:
- Mapping der alten Arbeitsanweisungen gegen die Struktur der Prozesslandkarte
- Mapping der Stellentypen der Sparkasse gegen die PPS_neo-Rollenbilder
- Ermittlung erkannter Abweichungen und Lücken
- Festlegen der Standards- und Konventionen zur Nutzung von PPS_neo
In einer 2. Phase findet dann das Hauptprojekt zur Umstellung der schriftlich fixierten Ordnung statt. In dieser Phase spielen folgende Aspekte eine Rolle:
- Priorisierung zur Ermittlung des Projektfahrplanes (was zuerst!)
- Zeitplanung
- Übernahme der Standardprozesse
- Abweichungsanalyse zur bisherigen Arbeitsweise
- Changebedarf ermitteln
- Risikobewertungsverfahren
- Steuerung der Implementierung ODER Implementierung (je nach Bedarf)
Am Ende von Modul 4 ist PPS_neo vollständig in der Sparkasse etabliert.
Modul 5 – Audit des Gesamtprojektes
Mit einem zeitlichen Abstand von mindestens 6 Monaten nach Abschluss von Modul 4 bieten wir den Sparkassen die Möglichkeit, die nachhaltige Funktionsfähigkeit von PPS_neo im Rahmen eines Audits zu überprüfen.
Ihr Nutzen
Durch das skizzierte Vorgehen erhalten unsere Kunden Sicherheit:
- Rechtssicherheit in Bezug auf Prozesse und Kontrollen
- Handlungssicherheit durch professionell agierende Prozessverantwortliche
- Zukunftssicherheit durch Vernetzungsfähigkeit mit einem betriebswirtschaftlich orientierten Prozessmanagement
- Kostensicherheit durch eine Lösung mit einem nachweislich guten Preis- / Leistungsverhältnis
- Praxissicherheit durch erfahrene Experten von STELTE Unternehmensberatung
- Planungssicherheit durch langfristig nutzbare technische Systeme
- Prüfungssicherheit durch Nutzung von Standards
Wählen Sie das für Sie richtige Angebot aus drei Leistungspaketen aus:
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