Wie Agilität die Planung im Prozessmanagement beeinflusst

Das bisherige Vorgehen im Prozessmanagement:
Nach erfolgter Jahrespriorisierung plant der Prozessmanager das neue Prozessmanagementjahr komplett durch. Änderungen an den ausgewählten Prozesspaketen, Prozessen, Zeitpunkten und Beteiligten sind normalerweise gar nicht vorgesehen.

Bewertung des klassischen Vorgehens:
Positiv an dem Vorgehen ist die frühe Planungssicherheit für alle Beteiligten und die damit verbundene Wahrscheinlichkeit, dass die gewollten Experten zu bestimmten Termine zeitlich zur Verfügung stehen.
Als nachteilig wird häufig empfunden, dass das Vorgehen relativ unflexibel ist und vor allem der Vorstand normalerweise im laufenden Jahr keine Änderungen an den einmal entschiedenen Analyseprozessen vornehmen kann.

Wie können diese Nachteile aufgehoben werden, ohne gleich die heutigen Vorteile zu gefährden?

Flexibilität durch mehr Agilität
Die Nachteile können aufgehoben werden, indem regelmäßige Abstimmungen über die gewünschten Analyseprozesse erfolgen. Diese Abstimmung erfolgt zwischen Vorstand und Prozessmanager.
Das hat zur Folge, dass zu Beginn des Prozessmanagementjahres lediglich ein Rahmenterminkalender für die 50-75 (ohne oder mit PPS) Prozesse erarbeitet wird.
Mit dem Vorstand wird ein beliebiger Planungsrhythmus vereinbart (beispielsweise quartalsweise). So kann der Vorstand immer wieder neu auswählen, welche Prozesse er betrachtet und er könnte sogar eine Änderung der Gewichtungsschwerpunkte vornehmen. Beispielsweise setzt er im ersten Quartal auf den Aspekt Kostenreduzierung und im 2. Quartal auf Risikominimierung und im 3. Quartal erneut auf Kostenminimierung).
Die Flexibilität durch engere Abstimmungszyklen hat allerdings ihren Preis. Das Prozessmanagement muss ggf. mehrfach einen Priorisierungslauf erstellen und die betroffenen Bereiche haben einen geringen Vorlauf für das Bereitstellen von Ressourcen.

Insofern gibt es im Prozessmanagement eine neue Entscheidungsnotwendigkeit:
Benötigt die Sparkasse/Bank mehr Flexibilität oder eben nicht.

Thomas Stelte