Apr 11

STELTE Personalbedarfsrechnung für Prozessverantwortung

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STELTE Personalbedarfsrechnung für Prozessverantwortung – Prozessverantwortung richtig bemessen

Prozessverantwortung ist doch gar nicht neu! Lohnt es sich Zeit zu investieren, um sich schon wieder damit zu beschäftigen?

Wir glauben: JA!

Kaum eine andere Organisationsaufgabe hat in den vergangenen Jahren einen derartigen Wachstumsschub erhalten, wie das Thema Prozessverantwortung. Das verdanken die Sparkassen und Banken in erster Linie dem Gesetzgeber. Zusätzlich wurden eigene Systeme geschaffen, die eine fachliche Beurteilung der Prozesse erfordern:

  • Standardprozesse
  • Aufsichtsrechtliche Beurteilungen
    • IT-Sicherheit
    • Informationssicherheit
    • Berechtigungen
    • Datenschutz
    • Auslagerung
    • Geldwäsche
    • Compliance
    • …
  • Ansprüche an die Aktualität der schriftlich fixierten Ordnung
  • Auswirkungen von Demografie und Prozessautomation

um nur einige zu nennen.

Schnell war die Erkenntnis gewonnen, dass klassische Organisatoren, die im Wesentlichen Methodenspezialisten sind, mit diesen Beurteilungen überfordert sind. Naheliegend war und ist eine Vergabe der Prozessverantwortung an Fachspezialisten.

Das ist auch nicht neu und wird seit Jahren so praktiziert. Allerdings erhalten Vorstände und zentrale Organisationsbereiche zunehmend die Rückmeldung, dass das Arbeitsvolumen aus der Prozessverantwortung zu einer derart hohen zeitlichen Belastung führt, dass es im Einklang mit dem normalen Linienauftrag nicht mehr zu bewältigen ist. Also stellt sich die Frage, wie hoch der Kapazitätsbedarf für eine Sparkasse/Bank für das Thema Prozessverantwortung faktisch ist.

Die Antwort lautet: Personalbedarfsrechnung!

Ist auch nicht neu? Stimmt! Aber die Kapazitätsermittlung für Prozessverantwortung ist ziemlich speziell und die abgeleiteten Rückschlüsse auf die Arbeitsverteilung sind spannend.

So funktioniert es: Der Aufbau der Kapazitätsberechnung orientiert sich an der Prozesslandkarte. Basierend auf Expertenschätzungen und Vorjahreswerten werden die Zeiten für Routine Bearbeitungen, sowie Ad-Hoc Änderungen pro Prozess kalkuliert. Am Ende resultiert daraus der Gesamtaufwand für Prozess-Aktualisierungen pro Jahr – in Minuten und in MAK. Ebenfalls berücksichtigt die Berechnung den Aufwand für die Schutzbedarfsüberprüfung, sowie sonstigen Aufwand, z.B. den einer Nachhaltigkeitsüberprüfung, pro Prozess.

Zunächst muss natürlich beschrieben werden, welche Aufgaben konkret die Kapazität im Rahmen der Prozessverantwortung binden:

Die Aufgaben sind hinsichtlich der Zeitbindung des jeweiligen Prozesses zu beurteilen. Das ist wichtig, da die Prozesse nicht gleichmäßig auf die Prozessverantwortlichen verteilt werden, sondern die zugeordneten Stückzahlen und damit der Arbeitsaufwand höchst unterschiedlich sein können. Hinzu kommt, dass die Aufgaben nicht für jeden Prozess permanent anfallen. Damit ergeben sich 2 Kernbesonderheiten der Personalmessung für Prozessverantwortung:

  • Unterschiedliche Prozessanzahl je Prozessverantwortlicher
  • Unterschiedliche Häufigkeit der Änderungen an den Prozessen

In Bezug auf den Mengentreiber ist die einzige Konstante der Routineüberprüfungsaufwand für die Prozesse, da die Rhythmen aufgrund der Risikoklassifizierung identisch sind.

Der Arbeitsaufwand für einen Prozess kann bei identischen Mengentreibern trotzdem sehr unterschiedlich sein. Eine Personalbedarfsbemessung sollte also eine Bewertung der Prozesskomplexität beinhalten.

Hat man diese und noch ein paar andere (von einer klassischen Personalbedarfsrechnung abweichenden) Faktoren zusammengetragen und bewertet, kann man sich an die eigentliche Berechnung begeben.

STELTE Unternehmensberatung hat inzwischen mehrfach den Personalbedarf für Prozessverantwortung errechnet und kommt größenbereinigt tatsächlich auf ähnliche Ergebnisse:

  • Aufwandverteilung nach Aufgabenpaketen in Prozent

Der mit Abstand größte Aufwand entsteht den Prozessverantwortlichen durch das Bemühen, alle Prozesse fachlich, inhaltlich, rechtlich permanent auf dem aktuellen Stand zu halten.
Wie hoch ist die Nettokapazitätsbindung in Mitarbeiterkapazitäten insgesamt?
  • Nettokapazitätsbindung für Prozessverantwortung
    Die konkrete Nettokapazität eines Instituts lässt sich selbstverständlich nicht verallgemeinern, da verschiedene Faktoren, wie Anzahl der eingesetzten Prozesse, Risikobewertungen, Unternehmensgröße, etc., eine Rolle bei der Ermittlung spielen.
    Durch unsere Kapazitätsrechnung erhalten Sie den konkreten Wert für Ihr Unternehmen und jeden einzelnen Prozessverantwortlichen.In Kenntnis des Bedarfs kann auch die Frage der Vergabe von Prozessverantwortung emotionsfrei diskutiert werden.

    •  

    Fazit:

    Das Ergebnis unseres Personalbedarfsrechnungsansatzes führt zu der Erkenntnis, dass die Prozessverantwortung auf eine mittlere Anzahl von Personen verteilt werden sollte. Dabei sollte die Belastung einer einzelnen Person maximal im Bereich von 10-20% der Jahresarbeitszeit liegen.
    Wenn Sie also Führungskräfte mit der Aufgabe betrauen möchten, bietet sich eine der unteren Ebenen des Organigramms an (je nach Gliederungstiefe Ihres Unternehmens).

    Wenn Sie den Kapazitätsanteil je Person zu niedrig ansetzen, kann es nach unseren Erfahrungen schnell zu höherem Aufwand mangels Routine kommen.

    Möchten Sie wissen, wie hoch Ihr Aufwand für Prozessverantwortung konkret ist? Möchten Sie Prozessverantwortung praktikabel und effizient vergeben? Dann sprechen Sie uns gerne an.

    Sie haben Fragen und/oder Diskussionsbedarf? Schreiben Sie uns oder rufen Sie uns einfach an!

    Ihr Ansprechpartner:
    Thomas Stelte
    Inhaber/ Geschäftsführer
    Mail: info@stelte-unternehmensberatung.de
    Telefon: 02592 97 331 0