Kapazitätsbewertung Prozessverantwortung

Die Ist-Situation

Prozessverantwortung ist noch ein recht junges Aufgabenfeld in Sparkassen und Banken. Anders als bei den Routineaufgaben der Bank, werden für Prozessverantwortung üblicherweise keine Vollzeitstellen geschaffen. Was zum einen daran liegt, dass das Aufgabenvolumen erst im Laufe der Jahre überhaupt erst ein Niveau erreicht hat, dass Vollzeitstellen in den Bereich des Sinnvollen gerückt wären, zum anderen, weil die Prozessverantwortung häufig mit der fachlichen Exzellenz für ein bestimmtes Fachgebiet verbunden ist.

Grundsätzlich ist zu beobachten, dass das Thema Prozessverantwortung in den letzten Jahren an Bedeutung und Umfang stark zugelegt hat. Das führt in der Praxis dazu, dass zunehmend der Bedarf nach verlässlichen Aufwandsaussagen entstanden ist.

Die Zielsetzung einer Kapazitätsbewertung

Die Kapazitätsbewertung soll den Sparkassen und Banken eine verlässliche Grundlage bieten, um das operative Tagesgeschäft mit Prozessverantwortung kombinieren zu können. Die Kapazitätsberechnung soll helfen zu erkennen, wie man Prozessverantwortung sinnvoll im Betrieb verteilen kann, und dabei Unter- aber auch Überforderung vermeidet. Insbesondere die immensen Mengenschwankungen der Prozessverantwortungsaufgaben sollen allen abbildbar werden. Darüber hinaus sollen operative Führungskräfte ein Steuerungsinstrument für die Arbeitsverteilung unter Berücksichtigung der Prozessverantwortung erhalten. 

Die Lösung

Grundsätzlich ist es wichtig vor einer Berechnung zu klären, welche Aufgaben als Grundkomponenten berücksichtigt werden sollen. Das kann jede Bank/Sparkasse hausindividuell festlegen. Gesetzte Themen sind häufig:

• Fachliche Regelüberprüfung von Prozessen in Anlehnung an den Risikogehalt des Prozesses
• Fachliche Überprüfung der Risikobewertung der Prozesse
• Bearbeitung von Prozessänderungen
• Bearbeitung von technischen Änderungen mit Auswirkungen auf die Prozesse
• Aufsichtsrechtliche, regelmäßige und anlassbezogene Überprüfungen von Prozessen
• Vergabe von IT-Berechtigungen an die Stellentypen der Prozesse
• …

Anhand der Komplexität des jeweiligen Prozesses wird der Bearbeitungsaufwand je Aufgabenbündel und Prozess festgelegt und kalkuliert.

Wenn feststeht, wie groß der Aufwand je Prozess ist, bleibt eigentlich nur die Frage zu klären, wie viele Prozesse einer Einzelperson zugeordnet wurden. Daraus ergibt sich dann der Jahresaufwand für jede prozessverantwortliche Person.

Die STELTE Kapazitätsberechnung berücksichtigt vor allem, dass nicht jeder Prozess ständig geändert wird. Die daraus resultierenden Belastungsschwankungen werden berechnet und stehen als Steuerungsinstrument für die operativen Führungskräfte und das Prozessmanagement zur Verfügung.

Ihr Nutzen

• Sie erhalten eine Berechnung, die es Ihnen ermöglicht die individuelle Belastung von Einzelpersonen durch Prozessverantwortung zu kalkulieren
• Sie erhalten ein Werkzeug, das den operativen Führungskräften die Steuerung der Arbeitsverteilung im Spannungsfeld Tagesgeschäft : Prozessverantwortung ermöglicht
• Sie schützen Ihre Besten vor Überlastung und Frust
• Sie erhalten eine Gesamtübersicht, welchen Aufwand Prozessverantwortung in Ihrem Unternehmen erzeugt
• Sie erhalten die Möglichkeit Über- und Unterlastung aktiv zu steuern und vermeiden so ungewollte Kostensteigerung durch beispielsweise mangelnde Routine
• So können Sie den Aufwand für Prozessverantwortung flexibel steuern und können sich von pauschalen Kapazitätszuschlägen lösen; mit anderen Worten: Sie geben genau soviel Geld für Prozessverantwortung aus, wie es sinnvoll ist