PPS erfolgreich boostern
Inzwischen haben es vermutlich auch die Letzten gemerkt:
PPS in eine Sparkasse zu implementieren ist ein komplexes, zeitaufwändiges und emotional anstrengendes Unterfangen.
Dies wird sogar statistisch untermauert. PPS gibt es seit etlichen Jahren; der Implementierungsgrad der Prozesse liegt bei ca. 40% des Gesamtvolumens aller verfügbaren Standardprozesse.
Gehören Sie auch zu denen, die angefangen haben die Standardprozesse zu übernehmen? Treffen Sie auch auf Widerstände von Prozessverantwortlichen, Revisoren, Beauftragten und Prozessausübenden? Stellen Sie dabei fest, dass es gar nicht das eine Gegenargument gibt?
Nun, dann sind Sie in guter Gesellschaft. Auch uns begegnen diese Phänomene jeden Tag. Einmal heißt es „Unser Prozess ist aber wirtschaftlich besser“, ein anderes Mal wird auf Anweisungen externer Prüfer verwiesen und in einem dritten Fall schallt uns entgegen, dass der Standard aus rechtlichen Gründen nicht funktioniert. Schnell entsteht der Eindruck, dass man ganz alleine ist mit dem Willen PPS in die Sparkasse zu integrieren.
Dabei liegen die Vorteile nach wie vor auf der Hand:
- Niedriger Entwicklungsaufwand
- Rechtssicherheit / Prüfungssicherheit
- Rechtzeitige Prozessanpassungen
- Niedriger Implementierungsaufwand (Speziell bei den Prozessverantwortlichen)
- …
Die Aufzählung der ganzen Vorteile ließe sich noch beliebig weiter fortsetzen.
Wo kommt sie dann her, die Rakete, die PPS endlich die notwendige Flughöhe verschafft?
Aus unserer Sicht sind es mehrere Antriebsstränge, die insgesamt den Booster ausmachen:
- Die Basics
Die Übernahme der Standardprozesse sollte man nie einfach mal beginnen. Klären Sie als erstes alle Regeln, die Sie für Ihre Sparkasse anwenden möchten und stimmen Sie diese im Führungskreis verbindlich ab:
– Angestrebtes Übernahmeziel
– Umgang mit Abweichungen
– Klärung der Rollen und sonstigen Grundlagen
– Abstimmung der Standards- und Konventionen von PPS mit allen Stabsabteilungen
– … - Die Planung
Wie bereits anfangs dargestellt ist die Übernahme der PPS_Standardprozesse eines der komplexesten Projekte, das Sie als Sparkasse überhaupt durchführen können. Letztlich bedeutet es nichts anderes als jeden Arbeitsvorgang Ihres Unternehmens einmal zu überprüfen und auf den Standard zu ändern. Das ist der vermutlich umfangreichste Eingriff in Ihr Unternehmen, den Sie in den letzten 20 Jahren vorgenommen haben; sogar umfangreicher als die Migration auf OSPlus. Daher ist es wichtig vor Beginn:
– … die Reihenfolge der Prozessübernahme zu klären.
Hierbei spielen verschiedene Aspekte eine gravierende Rolle, insbesondere das Funktionieren der Links zwischen den Prozessen und den unterschiedlichen Kapiteln in PPS_neo
– … eine tragfähige Zeitplanung für die komplette Umsetzungsdauer aufzustellen.
Ein Projekt wie PPS benötigt eine aktive Steuerung, insbesondere der Zeitplanung. Diese sollte seriös anhand des vermuteten Umstellungsaufwandes je Prozess geschätzt und festgelegt werden. Neben einem Gesamtzeitplan sollten Sie jedem Prozessverantwortlichen seine individuelle Zeitachse mitteilen. Das wird bei den meisten Prozessverantwortlichen ein Gefühl der Erleichterung erzeugen, da nicht alle Themengebiete einen sehr langen Umsetzungszeitraum benötigen. Allerdings können Sie davon ausgehen, dass es bestimmte Prozessverantwortliche gibt, die bei realistischer Planung etwa 2,5 Jahre für die Umsetzung benötigen werden.
– … die Betreuung der Prozessverantwortlichen zu durchdenken und zu planen.
Neben der skizzierten Steuerung des Projektes wird es immer wieder zu Umpriorisierungen, Fragen, Unsicherheiten, etc. kommen. Speziell das erste Jahr wird davon geprägt sein. Planen Sie daher die Ressourcen des Prozessmanagements so, dass eine ausreichend intensive Unterstützung im ersten Jahr möglich ist. In letzter Konsequenz heißt das, dass das Prozessmanagement seine eigenen Prozesse in der Zeit nicht umstellt. Sie sollten unbedingt darauf achten, dass Sie für den Support ausreichend große Kapazitätsanteile zur Verfügung haben. Wichtig ist, Umfang, Art und Dauer des Supports vor Start für das Gesamtunternehmen darzustellen, um übersteigerte Erwartungshaltungen oder gar Rückdelegationen zu vermeiden. - Das Tool
PPS_neo sollte vor Umsetzungsstart detailliert vorbereitet werden. Stimmen Sie alle Voreinstellungen innerhalb der Sparkasse gründlich ab:
– Die Rollen / Stellentypen der Sparkasse
– Die Kapitel von PPS_neo
Gliedern Sie die Kapitel, vor allem die, die nicht mit Standards versorgt werden. Stellen Sie eindeutige Regeln zur Befüllung auf und skizzieren Sie die Verlinkungen. Die Leser werden Ihnen eine gründliche Vorbereitung an der Stelle danken, da Sie damit den Suchaufwand einschränken.
– Umgang mit Statusanpassungen, Tickets, Prozessänderungen, etc. - Die Altanweisungen
Bevor Sie mit der Übernahme von Standardprozessen loslegen, sollten Sie genau festlegen, wie Sie mit Ihren bisherigen Anweisungen umgehen wollen. Häufig sind die Altanweisungen themenorientiert aufgebaut und betreffen insofern mehrere Prozesse und/oder Prozessverantwortliche. Das hat zur Folge, dass Sie evtl. nicht zu dem einen Zeitpunkt aufgelöst werden können, sondern Teile vorübergehend in Kraft bleiben müssen. Das ist zugegebenermaßen nervig für alle Beteiligten, aber in einer Übergangsphase unumgänglich. Wichtig ist für das Projekt, dass alle Beteiligten wissen wie zu verfahren ist und die interne Revision das mitträgt.
Zusammenfassend kann man festhalten, dass tatsächlich mehrere Antriebsstränge letztlich gemeinsam den Erfolg ausmachen. Genau wie bei physischen Motoren führt der Ausfall eines Antriebsstrangs zumindest zu Verzögerungen und Problemen. Der Vergleich mit dem klassischen Motor bringt aber auch die Erkenntnis, dass man Antriebsstränge sehr wohl reparieren kann und somit die gewünschte Flughöhe noch erreicht werden kann.
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