Standardprozesse auf dem Vormarsch

Benötigen Sparkassen noch ein klassisches Prozessmanagement?

Wir könnten es uns einfach machen und die Frage mit einem schlichten „ja, natürlich!“ beantworten.

Das ist angesichts der sehr unterschiedlichen Interpretationen des Begriffs Prozessmanagement aber wahrscheinlich ebenso richtig, wie fragwürdig. Um sich einer seriösen Antwort zu nähern, erscheint es zunächst angebracht den Begriff Prozessmanagement kurz zu umreißen:

• Prozessmanagement hat grundsätzlich die Aufgabe, dafür Sorge zu tragen, dass für jeden notwendigen Prozess in einer Sparkasse nicht mehr Aufwand entsteht als aus der strategischen Zielsetzung des jeweiligen Vorstandes heraus notwendig ist
• Prozessmanagement berücksichtigt hierbei alle ökonomischen und ökologischen Aspekte, die zum erreichen einer Prozessexzellenz notwendig sind
• Prozessmanagement erfordert eindeutige Zielstellungen hinsichtlich Effizienz und Nachhaltigkeit der definierten Prozesse einerseits und der Produktivität ausübender Menschen andererseits
• Prozessmanagement beschreibt alle in einer Sparkasse notwendigen Rollen der Prozessorganisation, klärt deren Zusammenwirken, regelt die Schnittstellen und achtet auf eine professionelle Ausübung der Rollen. Welche Rollen sind das ganz praktisch? Als Kernrollen gelten:
  • Prozessmanager
  • Prozessberater
  • Prozessverantwortliche
  • Führungskräfte
  • Prozessausübende
    Hinzu kommen zahlreiche, wichtige und zum Teil gesetzlich geforderte Nebenrollen, wie Vorstand, Beauftragte, Personalmanager, Gesamtbanksteuerer, etc.
• Prozessmanagement beinhaltet alle Aktivitäten eines Unternehmens in Form von Prozessen und einer (vollständigen) Prozesslandkarte als zentrale Sammelstelle
• …

Zusammengefasst kann hier festgestellt werden, dass ein Prozessmanagement den Rahmen skizziert in dem die Prozessorganisation einer Sparkasse funktioniert.

Das ist nicht neu, das war schon immer so!

Spannend ist doch eher, ob die zentral in der Sparkassenorganisation geschaffenen Standardprozesse die grundlegenden Notwendigkeiten eines Prozessmanagements überflüssig werden lassen.

Dafür ist es notwendig einen Blick auf den Leistungsumfang der, Stand 2022, gelieferten Prozesse zu werfen:

• Die Sparkassen erhalten Prozesse, die den verabschiedenen Grundkonzepten der Sparkassen-Finanzgruppe entsprechen
• Die Sparkassen erhalten zentrale Bewertungen zu operationellen Risiken der Prozesse (PPS_IKS) und die Sparkassen erhalten zentrale Empfehlungen zu etlichen Aspekten der aufsichtsrechtlichen Anforderungen (RiMaGo)
• Die Prozesse werden in einem Standard-Tool (PPS_neo) zur Verfügung gestellt
• Die Sparkassen erhalten eine Standard-Prozesslandkarte, die mit regelmäßigen Updates versehen wird
• Die Standardprozesse werden mindestens 2x im Jahr zu den technischen Releasen angepasst und veröffentlicht
• Neben den Prozessen gibt es mehrere Leitfäden zum Umgang mit den gelieferten Prozesse
• …

Verglichen mit den Zielsetzungen eines (wie vorstehend beschriebenen) Prozessmanagements gelangt man zu der Erkenntnis, dass die zentrale Entwicklung der Prozesse den Sparkassen im Rahmen der Prozessgestaltung tatsächlich deutliche Aufwandsreduktionen beschert. So
lässt sich in der Arbeitspraxis der an der Prozessorganisation in der Sparkasse Beteiligten beobachten, dass (eine hohe Übernahmequote der Standardprozesse vorausgesetzt) der Arbeitsaufwand für die Prozessverantwortlichen signifikant sinkt. Derzeit wird das noch etwas
konterkariert durch zu häufige Änderungen desselben Prozesses. Das sollte sich aber erledigen, sobald die zentrale Entwicklung sich an den Überarbeitungsroutinen der Grundkonzepte (z.B. PPS-IKS-Leitfaden) orientiert. Zudem ist zu beobachten dass individuelle Einwände und Gegenreden (wie früher bei institutseigenen Entwicklungen üblich) durch zentrale Überprüfungen eingefangen werden können und somit keinen Aufwand mehr erzeugen. Einsparungen ergeben sich natürlich auch bei der technischen Administration der Prozesse, wenn die Standards übernommen werden.

Welche Wirkung die Standardprozesse für die Prozessorganisation haben lässt sich am besten beurteilen, wenn man sich die grafische Darstellung eines Prozessmanagements ansieht:

• Der Aufwand für Prozessgestaltung (Kreislauf strategisches Prozessmanagement v. Erhebung bis PPS) sinkt um ca. 50%; dagegen stehen die Kosten für die Zentralentwicklung
• Die Priorisierung von Prozessen kann entfallen, wenn die Sparkasse sich von den Veröffentlichungen der Zentralprozesse „treiben“ lässt
• Die Prozesslandkarte wird im Standard zur Verfügung gestellt
• Die Rolle des Prozessmanagers wandelt sich vom Gestalter zum „Spielleiter & Steurer“
• Bei konsequenter Anwendung der Standardprozesse verschmelzen Prozess- und Produktmanagement

Diese Entlastungen erfährt das Prozessmanagement. Alle anderen Elemente und Regelungen eines Prozessmanagements bleiben von PPS komplett unberührt:

• Das operative Prozessmanagement zur Steuerung von Produktivität bei den Prozessausübenden
• Der Beweis einer nachhaltigen Prozessausübung
• Professionell funktionierende Rollen
• Ausbildung der Rolleninhaber (Prozessverantwortliche, Führungskräfte, etc)
• Individualisierung der Prozesslandkarte (vor allem für kleinere Institute betriebswirtschaftlich interessant)
• Reporting des Erfolgs der Prozessorganisation (ökonomisch und ökologisch)
• Reporting des Erfolges von PPS
• Ausbau zu einer Verzahnung der Stabsarbeit (Prozessmanagement, Gesamtbanksteuerung, Personalmanagement, Produkt-/Vertriebsmanagement)
• …

Somit kann man feststellen, dass ein funktionierendes Prozessmanagement auch im Jahr 2022 ein unerlässlicher Rahmen für die Prozessorganisation und damit letztlich auch für PPS selbst ist. Es hilft der einzelnen Sparkasse PPS betriebswirtschaftlich erfolgreich umzusetzen.

Das Prozessmanagement verändert sich allerdings, bestimmte Elemente entfallen in der Zukunft, andere werden steuerungsintensiver (etwa die aufsichtsrechtlichen Komponenten) oder kommen hinzu (Anspruch an die Kapazitätssteuerung steigt). Ein bisher hier nicht erwähnter Faktor ist bei
den Überlegungen noch zu berücksichtigen: professionelle Prozessmanagementsysteme ermöglichen im Sinne von Szenarien Erkenntnisse über die zukünftige Prozessentwicklung (z.B. durch fortschreitende Digitalisierung) und lassen so Rückschlüsse auf u.a. zukünftigen Kapazitätsbedarf und damit in Dienstleistungsunternehmen auf die zukünftigen Personalentwicklungsaktivitäten zu.

Letztlich bleibt Prozessmanagement DAS zentrale System zur erfolgreichen Steuerung von Effizienz, Nachhaltigkeit und Produktivität. Stand 2022 können die zentral erstellten Prozess das nur zu einem geringen Teil liefern.

Was können Sie tun um ihr vorhandenes Prozessmanagement mit PPS zu synchronisieren? Was können Sie tun um PPS den notwendigen Rahmen durch ein heute nicht vorhandenes Prozessmanagement zu geben? Wie gehen Sie methodisch vor? Wie lange dauert es die Prozessorganisation höchstmöglich professionell zu gestalten? Wie können Sie Ihren Nutzen aus alldem kennenlernen?

Sprechen Sie uns gerne an. Wir sind als Partner mit Rat, Tat und Kapazitäten für Sie da.

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