Prozessverantwortung – Veränderungen, Herausforderungen, Management

Die Rolle des Prozessverantwortlichen wird immer umfangreicher und ist mittlerweile geprägt durch eine Vielzahl herausfordernder Tätigkeiten. Von der fachlichen Expertise des Prozesses über Technik, bis hin zu Risikoeinschätzungen.

Prozessverantwortung kann in der Praxis auf mehrere Schultern verteilt werden. Die Verantwortung für den Leistungsoutput von Prozessen kann den jeweils zuständigen Führungskräften zugeordnet werden. Die Verantwortung für das Gestaltungsergebnis kann dem Team zugeordnet werden, das die Gestaltung vornimmt. Die betriebswirtschaftliche und inhaltliche Verantwortung wird häufig einer Person zugeordnet, von der man überzeugt ist, das sie über die größtmögliche Expertise für den Prozess verfügt. Das ist nicht neu und durchaus gängige Praxis in den Sparkassen und Banken.

Kopfschmerzen bereitet derzeit der inhaltlich, rechtlich und betriebswirtschaftlich Verantwortliche. Das hängt damit zusammen, dass diesem Personenkreis ständig neue Aspekte der Prozessverantwortung zugeordnet werden. So kommt zu der fachlichen Expertise, die organisatorische Fähigkeit, die technische Beurteilung von Änderungen und neuerdings auch noch die Risikobeurteilung von Prozessen hinzu. Vermutlich endet der Ideenreichtum für diese Verantwortungsart damit perspektivisch nicht.

Zeitgleich verkleinern sich Bereiche in den Sparkassen und Banken, denen man bisher die entsprechenden Expertisen zugeordnet hat; nämlich die Produktionsbereiche. Manche entfallen sogar gänzlich. Wohin also mit der inhaltlichen Prozessverantwortung.

Um das erfolgreich zu regeln, sollte man zunächst ein paar grundsätzliche Fragen klären:

• Wie kann man die Prozessverantwortung regeln, ohne dass es zu redundantem Wissen und/oder zu redundanten Handlungen kommt?
• Wie kann persönliche Überforderung vermieden werden?
• Wie viel Zeitaufwand entsteht für handelnde Personen?
• Zentrale Zuordnung beispielsweise im Bereich Organisation, oder doch Dezentralisierung auf Fachbereiche?

Einer Antwort nähert man sich praktisch über die Prozesslandkarte der Sparkasse/Bank. Die Kunst liegt darin eine ausreichende Anzahl Prozesse auf Einzelpersonen zuzuordnen so dass diese ausreichend Routine im Umgang mit den Prozessen erlangen. Es dürfen andererseits nicht zu viele Prozesse einer Person zugeordnet werden, da das Risiko von inhaltlicher und zeitlicher Überforderung entsteht. Denn die Aufgaben eines Prozessverantwortlichen sind vielschichtig:

• Aufsichtsrechtliche Änderungsnotwendigkeiten mitbekommen und Prozessänderungen initiieren
• Technische Prozessänderungen erfassen und Änderungen initiieren
• Fachliche Änderungsnotwendigkeiten aufgreifen
• Prozesse optimieren und betriebswirtschaftlich bewerten
• Ansprüche für Prozesse formulieren und so die Basisarbeit für die Produktivitätssteuerung legen
• Prozessrisiken bewerten, Kontrollintensitäten und –notwendigkeiten festsetzen
• …

Der Aufwand potenziert sich mit der Anzahl zugeordneter Prozesse. Hieraus kann schnell Überforderung entstehen. Daher ist es wichtig den Prozessverantwortlichen stets ein Expertenteam zur Seite zu stellen, das alle Gestaltungsaufgaben gemeinsam wahrnimmt. Denn weitere Aufgaben stehen schon vor der Tür: Change steuern, Reporting (Nachhaltigkeit, Effizienz, …), regelmäßige Prozessüberprüfungen usw.

Egal wie man nun Prozessverantwortung für das eigene Unternehmen verankert, man sollte die agierenden Verantwortlichen gut auf ihre Aufgaben vorbereiten. Bildet man handelnde Personen nicht entsprechend aus, droht eine Bruchlandung. Diese kann dann im schlimmsten Fall zu aufsichtsrechtlich relevanten Feststellungen führen.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass Prozessverantwortung ein zunehmend größer werdendes Aufgabenpaket ist, dessen Facettenreichtum längst nicht ausgereizt ist.
Der (Rechtfertigungs-) Druck auf die handelnden Personen steigt ebenso wie die Komplexität der Aufgaben. In jedem Fall benötigen Sparkassen und Banken für diese Aufgaben Vollprofis mit viel Wissen, methodischem Geschick und einer gewissen Stressresistenz.

Thomas Stelte

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