So wird PPS wirklich erfolgreich!

„Kein Plan überlebt die Konfrontation mit der Realität.“
Kommt Ihnen das Zitat bekannt vor? Wenn nein, es ist ein abgewandeltes Zitat von Clausewitz aus dem Werk „Theorie des Krieges“. Es lässt sich wunderbar auf das Thema anwenden.

Sie haben sich einen Plan für die Einführung des neuen fi-Tools „PPS_Neo“, die Überführung der Arbeitsanweisungen und Übernahme der PPS 2.0 Prozesse, überlegt: Zeitplan erstellt, Prozessverantwortliche ernannt und die PPS_neo Schulungen durchgeführt. In der ersten Euphorie gestartet und dann häufen sich die Rückmeldungen,

• dass der Zeitplan nicht passt,
• dass notwendige Prozesse, auf die verlinkt werden soll, noch nicht bereitstehen,
• dass zum Teil ein unterschiedliches Wording verwendet wird
• …

Eigentlich spüren Sie, dass Handlungsbedarf besteht, aber Sie wissen nicht wie und wo sie ansetzen sollen? Ist es ein Problem von PPS_neo oder eher der PPS 2.0 Prozesse? Sie fangen erst mit kleineren Korrekturen an, die zu einem Dominoeffekt führen? Der Zeitplan ist komplett aus dem Ruder gelaufen und es geht nur noch um die reine Umstellung ohne den eigentlichen Nutzen zu erzielen? Die geplanten Ziele sind so nicht mehr erreichbar? Dann ist es Zeit innezuhalten und eine Autopsie des Projektes vorzunehmen. Sie wissen nicht wie? Wir schon.

Wir haben diverse PPS 2.0 Projekte begleitet und dabei 6 Schlüsselhandlungen für eine erfolgreiche Umstellung auf die PPS 2.0 Prozesse identifiziert:

1. Verbindlichkeit durch strategische Verankerung
   Mit dem Vorstand sind Standards für den Umgang mit PPS 2.0 und eine angestrebte Standardisierungsquote (wieviel Standard soll es sein) zu definieren sowie am Schluss ein verbindlicher Zeitplan für die gesamte Sparkasse zu verabschieden!Das ist gleich der erste Erfolgsfaktor, denn darauf können sie in dem weiteren Projekt immer wieder referenzieren.
2. Lernende Organisation als Basis etablieren
   Mit Einführung der PPS 2.0 Prozessstandards wird der Fokus auf die bereit gestellten Prozesse gesetzt. Sie stellen aber fest, dass sie Prozesse haben, die effizienter und besser sind als die PPS-Prozesse? Dann koppeln Sie diese (temporär) ab, nutzen diese weiter und stellen ein Ticket zu Prozessoptimierung an die fi ein, um die zentralen PPS-Prozesse zu verbessern.Sie nutzen noch nicht alle fi-Standardanwendungen, sondern haben diverse Eigen- oder Drittanwendungen und damit auch individuelle Prozesse, deren Ablösung Sie in dem Projekt nicht schaffen – kein Problem. Auch hier gilt – temporär abkoppeln und beschäftigen Sie sich damit wenn es in ihren Zeitplan passt. Damit haben Sie keine dauerhafte Individualisierung, sondern die Chance, das weitere Vorgehen im Rahmen der jährlich zwei OSP-Release zu überprüfen und über das weitere Vorgehen zu entscheiden.
3. Orientierung am Nutzer
   Legen Sie am Anfangt fest, welche PPS 2.0 Prozesse sie überhaupt nutzen wollen. Vielleicht benötigen Sie nicht alle, dann brauchen Sie sich damit auch nicht zu beschäftigen. Identifizieren sie die richtigen und wichtigen Prozesse die Ihnen schnell einen Nutzen bringen. Dabei sollten Sie den Fokus auf die Nutzer legen.Nicht alle möglichen Zusätze in die „Zusatzinformationen“ aufnehmen, da gilt der Spruch „… weniger ist mehr!“ Die Nutzer werden es Ihnen danken. Das gilt übrigens nicht nur für die Umstellung, sondern auch für den späteren Regelbetrieb. Die Dokumentation beschreibt die Prozesse und ersetzt kein Ausbildungswissen/ keine aktive Personalentwicklung.
4. Steuerung implementieren
   Mit Beginn des Projektes muss eine funktionierende Projektsteuerung implementiert werden, so dass immer ein aktueller Überblick über den Status des Projektfortschritts transparent vorliegt. Dann können Sie – wenn notwendig – sofort reagieren und entsprechende Anpassungen vornehmen.
5. Eindeutige Spielregeln schaffen und durchsetzen
   Für PPS 2.0 sind Spielregeln und Leitplanken extrem wichtig. Wenn Sie mit einer Vielzahl von Beteiligten (Prozessmanager, Prozessverantwortliche, aufsichtsrechtliche Funktionen, Praktiker, …) arbeiten, ist diese „Verfassung“ überlebenswichtig, damit alle nach den gleichen Regeln arbeiten.Der Prozessmanager steht dabei an der Spitze und ist der Hüter des Verfahrens. Er ist die Instanz, die Änderungen an den Spielregeln einleiten kann, darf.
6. Eindeutige Rollenverteilung festlegen & leben
   Die Rollenverteilung und die Aufgaben der jeweiligen Rollen wirken auf zwei Ebenen:
   – für das Umstellungsprojekt und
   – für den zukünftigen Regelbetrieb nach ProjektabschlussAlle Beteiligten müssen die Spielregeln kennen, verinnerlichen und somit ihre Aufgabe(n) kennen. Dazu gehört auch, dass ihnen zu Beginn des Projektes das gleiche Verständnis und Vorgehensweise im Rahmen von Schulungen nahe zu bringen. Das ist die Basis für eine erfolgreiche Umstellung auf PPS.Der Prozessverantwortliche ist dabei die Speerspitze. Von ihm hängt ab, wie das Projekt und die Zeit danach läuft. Er muss die strategischen Ziele des Unternehmens kennen, die Prozessbeteiligten koordinieren, führen und die Ziele für sie übersetzen und operationalisieren.Diese Funktion ist die Schlüsselfunktion für eine erfolgreiche Nutzung von PPS und – davon unabhängig – für ein funktionierendes Prozessmanagement als spätere Daueraufgabe.

Sie sehen, was sich so leicht anhört, bedarf harter, konsequenter Arbeit und einer gewissenhaften Vorbereitung. Haben Sie Zweifel, dass Sie alle diese Punkte in Ihrem Projektplan berücksichtigt haben? Sprechen Sie uns gerne an. Wir sind als Partner mit Rat, Tat und Kapazitäten für Sie da.

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